QuickBooks
Sincronización de clientes, cotizaciones, facturas y pagos. La venta cerrada genera la factura sin re-capturar datos.
Módulos y campos personalizados, roles y niveles de acceso, calificación de leads, reportes automatizados e integraciones con QuickBooks, calendarios, WhatsApp y correo con flujos de trabajo semi-automatizados estructurados por fases.
Una plataforma sin configurar es una plataforma que nadie usa. Esta propuesta cubre exactamente eso: dejar Zoho One montado sobre la operación real de ROCCA Millwork con los módulos, campos, roles, permisos, reportes e integraciones que el negocio necesita, y con el proceso de venta (y opcionalmente el de operaciones) corriendo por fases de forma semi-automatizada.
Cada oportunidad avanza a un ritmo distinto según quién la lleve. No hay fases fijas, ni responsables, ni recordatorios definidos.
El CRM de fábrica no habla el idioma del millwork: no existen los campos de proyecto, obra, GC, submittal ni tipo de trabajo que ROCCA realmente usa.
Todos ven todo o nadie ve nada. Sin perfiles ni jerarquía, la información sensible queda expuesta y el equipo se pierde entre registros que no le competen.
Los números del negocio se consolidan en hojas de cálculo, cuando alguien tiene tiempo. La gerencia decide con información vieja.
Cotizaciones, facturas y pagos viven en QuickBooks y el seguimiento comercial en otro lado. Cada cierre exige re-capturar los mismos datos.
WhatsApp, correo y llamadas ocurren por fuera del CRM: el historial del cliente depende del teléfono de cada quien.
Zoho One es una suite de más de 45 aplicaciones empresariales integradas bajo un solo login y una sola base de datos: CRM, proyectos, documentos, firma digital, finanzas, RRHH, analítica y comunicación interna. Ahí está la eficiencia inigualable: ROCCA no paga ni integra diez sistemas distintos. BIZMASOFT agrega encima la capa de configuración y automatización que hace que esas aplicaciones trabajen juntas como un solo proceso.
Una sola suscripción por usuario, todas las aplicaciones incluidas y datos que fluyen sin integraciones frágiles. Zoho One entrega las piezas; BIZMASOFT define cómo se mueven con módulos a medida, reglas, disparadores y trazabilidad de punta a punta.
Es un proceso estructurado en fases donde una persona interactúa con el sistema a través de botones o acciones simples, y el sistema ejecuta por detrás todos los trabajos automáticos que corresponden a esa fase: mensajes de texto, correos, reportes, notificaciones, cálculos avanzados, envío de facturas o documentos para firma, creación de tareas y actualización de registros. La decisión siempre es humana; la ejecución es del sistema.
Así se ve una fase típica: un clic de la persona, un conjunto de trabajos ejecutados por el sistema.
Decidir, validar y presionar. Nada de capturar dos veces la misma información ni recordar a quién avisar: la interfaz muestra el botón correcto en la fase correcta.
Mensajes de texto, correos, reportes, notificaciones, cálculos avanzados, generación y envío de facturas, documentos para firma, creación de tareas y registro de todo lo ocurrido.
La configuración típica de una organización, ejecutada con criterio de negocio y no solo técnico.
Las integraciones se configuran, se prueban y se documentan como parte de la implementación.
Sincronización de clientes, cotizaciones, facturas y pagos. La venta cerrada genera la factura sin re-capturar datos.
Google Calendar y Outlook sincronizados en dos vías: mediciones, visitas de obra, reuniones e hitos del proyecto.
Mensajes desde el registro del cliente, plantillas aprobadas y conversaciones archivadas en el historial del CRM.
Bandejas conectadas a los registros: cada correo enviado o recibido queda ligado al cliente y al proyecto correspondiente.
Zoho Sign y WorkDrive: contratos y órdenes de cambio enviados a firma y archivados solos dentro del proyecto.
Registro de llamadas desde la central VoIP y formularios del sitio que crean el lead ya calificado y asignado.
Esta propuesta cubre la configuración, la integración y la puesta en marcha. Las suscripciones de Zoho One, QuickBooks, WhatsApp Business API y telefonía se contratan directamente por ROCCA Millwork a su proveedor.
Del contacto entrante a la adjudicación: cada fase con su responsable, su botón de avance y sus trabajos automáticos detrás.
Lead creado desde web, correo, WhatsApp o llamada, con origen y datos completos.
Scoring automático por tipo de proyecto, monto, plazo y ubicación; asignación al responsable.
Solicitud automatizada de planos, especificaciones y alcance, archivados en el proyecto.
Partidas, materiales y horas con campos calculados y márgenes por tipo de trabajo.
Documento generado con plantilla, enviado por correo y WhatsApp con un clic*.
* La cotización debe ser preparada por el usuario que interactúa con el sistema; la automatización genera el documento a partir de los detalles que dicho usuario haya especificado.
Recordatorios programados y escalamientos automáticos hasta obtener respuesta.
Versiones de la propuesta controladas dentro del mismo negocio, con historial.
Contrato a Zoho Sign, factura o anticipo generado en QuickBooks y confirmación al cliente.
El negocio ganado abre el proyecto con su presupuesto, responsables y calendario.
El mismo modelo semi-automatizado aplicado a la ejecución: quién hace qué, en qué fase, con qué plazo y con qué avisos automáticos. Disponible en la Opción 2 de esta cotización.
Alcance, presupuesto, cronograma y equipo asignados al crearse el proyecto.
Reglas de asignación por área, carga de trabajo y tipo de tarea.
Hitos y tareas publicados en los calendarios del equipo, con dependencias.
Cada responsable avanza su fase con un botón; el sistema registra tiempos y notifica.
Validaciones internas y del cliente, con documentos enviados a firma cuando aplica.
Avisos automáticos por retraso, tarea vencida o desviación de presupuesto.
Checklist de cierre, evidencia adjunta y notificación automática al cliente.
Factura final en QuickBooks, documentos archivados y cierre del proyecto.
Carga por persona, cumplimiento de plazos y estado de cada trabajo, en un tablero.
El equipo decide y presiona; el sistema ejecuta correos, mensajes, cálculos, tareas, notificaciones, facturas y documentos para firma. Ninguna fase avanza sin dejar registro de quién la movió y cuándo.
Del descubrimiento al acompañamiento post-lanzamiento, con orden y método.
Ambas incluyen la configuración completa de Zoho One descrita en esta propuesta: módulos y campos personalizados, roles y accesos, calificación de leads, reportes automatizados e integraciones, y los primeros 60 días de soporte.
Activa al equipo y da inicio a la Fase 01 de descubrimiento.
A la entrega final revisada, antes del primer entrenamiento.
Esta propuesta es válida por 30 días desde su fecha de emisión.
Todas las plantillas, imágenes, logos, documentos y demás contenidos que deban ser automatizados deben ser provistos por el cliente. BIZMASOFT no creará, diseñará, redactará ni generará ninguno de estos elementos como parte de esta propuesta.
Totalmente opcional y sin permanencia obligatoria. Aplica solo si ROCCA Millwork lo desea, una vez terminados los 60 días de garantía incluidos.
BIZMASOFT no entrega la configuración y desaparece: los 60 días posteriores a la entrega incluyen soporte técnico, ajustes operativos y acompañamiento en la adopción del equipo.
Durante 60 días tras la entrega final, ROCCA Millwork tiene garantía funcional sobre cada elemento configurado más soporte técnico, ajustes operativos y acompañamiento para la adopción del equipo. Sin costo adicional.
Soporte ante errores o desajustes detectados durante la estabilización.
Ajustes menores de campos, fases, permisos y automatizaciones entregadas.
Cobertura completa de parámetros, validación operativa y afinamiento final.
Apoyo al equipo para consolidar el uso diario de los nuevos procesos.
* Garantía limitada a 60 días post-entrega. Pasado este periodo, aplica cualquiera de los paquetes mensuales opcionales.
BIZMASOFT nació para hacer accesible la automatización de procesos a firmas profesionales y locales — sin la fricción ni el costo de los grandes integradores.
En CRM, automatización de procesos y software a medida para negocios reales.
Primero el proceso, después la herramienta. Cada campo y cada fase existe por una razón operativa.
Capacitación por rol, documentación y acompañamiento para que el equipo trabaje dentro del sistema.
Estandarizar el proceso de venta
Semi-automatizar cada fase
Definir roles y niveles de acceso
Calificar y asignar leads sin fricción
Recibir reportes automáticos
Conectar QuickBooks, calendarios y mensajería
— Una reflexión final “Un proceso que depende de la memoria de las personas no escala. Uno que vive en el sistema, sí.”
Esta propuesta es válida por 30 días desde su fecha de emisión. Elige cómo avanzar: aprobar la opción que prefieras o agendar una reunión para resolver cualquier duda.
